¿Qué
es gestión del conocimiento? ¿Es posible que algo
como el conocimiento que pertenece inevitablemente a las personas se pueda
gestionar en las organizaciones?
Mejor vayamos por partes. Cuando hablamos de gestión
del conocimiento en las organizaciones, nos referimos a un proceso o una
situación que permita trasferir los conocimientos o experiencias de una persona
o grupo de personas a otras personas pertenecientes a una misma organización u
empresa.
Y aquí esta el problema principal, que hablamos de
personas y de trasmitir o compartir algo que no es fácil de trasmitir ni saber
a quien trasmitir: información y habilidades.
QUE
ES GESTION DE CONOCIMIENTO
Gestión del conocimiento es el proceso por el cual
una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus
empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las
informaciones y habilidades no tienen por que estar exclusivamente dentro de la
empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella.
Este matiz final es muy importante. Generalmente la
mayoría de las empresas identifican gestion del conocimiento solamente con la
información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como
Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los
esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una
organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación
interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI
Esto ha sido tradicionalmente así por que siempre ha
sido mucho mas fácil controlar los volúmenes de información interna que la
información externa que se encuentra fuera de la organización que es más
difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.
LA
GESTION DEL CONOCIMIENTO INTERNO VS GESTION DEL CONOCIMIENTO EXTERNO
Esta visión endogamica puede ser mala para una
empresa. Imaginemos un avión cuyos pilotos solo tuvieran información relativa
al nivel de combustible, el peso de la carga, la activación de los motores,
trenes de aterrizaje y demás sistemas de la aeronave. Este avión estaría
irremediablemente condenado al desastre ya que sus pilotos no sabrían las condiciones
climáticas previstas en ruta, no dispondrían de un radar para detectar otras
aeronaves en vuelo o bien saber la dirección del viento y por lo tanto la
dirección correcta para el aterrizaje o el despegue.
En el caso de una empresa que solo se centre en la
gestión del conocimiento interno el desastre puede ser similar. Simplemente por
que el resto de los agentes de su mercado (consumidores, competidores,
proveedores, etc…) actúan fuera de la organización y sino tenemos conocimiento
de que hacen o lo que quieren estos agentes, simplemente acabaremos por vender
cada vez menos. No podemos olvidar que las empresas viven de las ventas y estas
se producen fuera de la organización!
Afortunadamente casi todas las empresas disponen de
redes comerciales y de proveedores que les trasmiten este conocimiento e
incluso ahora sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva
que les proveen de la información necesaria para detectar lo que ocurre en su
mercado.
La gestión del conocimiento interno nos permite
conocer como estamos, si necesitamos más flujo de caja, más materias primas o
colocar determinado producto en el tercer nivel de la estantería del
supermercado los miércoles por que se vende más etc…pero la gestión del
conocimiento externo nos dirá que ocurre en nuestro mercado donde realmente
generamos el dinero y las oportunidades y amenazas que se están formando.
LOS
COMPONENTES DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO: LAS HABILIDADES Y LA INFORMACIÓN
Esta claro que las personas están en el centro de la
gestión del conocimiento. Pero a nosotros nos interesa sobre todo sus
habilidades y su información. Estos dos componentes son básicos a la hora de
tener en cuenta el proceso de Gestión del conocimiento en una organización.
1. La
información puede ser recogida tratada y almacenada por los sistemas de
información de la empresa facilitando la creacion de un cuadro de mando del
entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos sistemas
estan bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática de lo que
ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar decisiones
con rapidez
2. Las
habilidades son en cambio más complicadas de trasmitir ya que implica adquirir
nuevo conocimiento para el que las recibe lo cual supone más tiempo.
A nadie se le escapa que es mas fácil trasmitir
información y retenerla que adquirir una habilidad como por ejemplo aprender a
conducir, ya que exige horas de practica. Las habilidades se asocian con los
Planes de Formación y supone un esfuerzo muy importante identificar aquellas
personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la organización
para que compartan sus conocimientos. Por eso muchas veces se subcontratan
fuera de la empresa.
POR
QUE ES IMPORTANTE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO
La Gestión del conocimiento implica ir mucho mas
allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para
favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento
fluye y se trasnmite de manera correcta en la organización, este solo puede
crecer. Las habilidades e informaciones utiles se trasmiten entre los empleados
de forma rápida y de esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo
conocimiento que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos
y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.
No olvides que el conocimiento es el único activo
que crece con el tiempo y no se desgasta pero que puede desparecer con las
personas, si este no es compartido. Conozco casos en los que la marcha de un
empleado a supuesto una perdida de competitividad muy importante para una
empresa por ser el único que disponía de un conocimiento muy concreto. Por eso
es vital gestionarlo, tanto en grandes organizaciones vs en pequeñas
organizaciones.
