Gestión del Conocimiento

¿Qué es gestión del conocimiento? ¿Es posible que algo como el conocimiento que pertenece inevitablemente a las personas se pueda gestionar en las organizaciones?

Mejor vayamos por partes. Cuando hablamos de gestión del conocimiento en las organizaciones, nos referimos a un proceso o una situación que permita trasferir los conocimientos o experiencias de una persona o grupo de personas a otras personas pertenecientes a una misma organización u empresa.

Y aquí esta el problema principal, que hablamos de personas y de trasmitir o compartir algo que no es fácil de trasmitir ni saber a quien trasmitir: información y habilidades.

QUE ES GESTION DE CONOCIMIENTO

Gestión del conocimiento es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen por que estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella.

Este matiz final es muy importante. Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestion del conocimiento solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI

Esto ha sido tradicionalmente así por que siempre ha sido mucho mas fácil controlar los volúmenes de información interna que la información externa que se encuentra fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.

LA GESTION DEL CONOCIMIENTO INTERNO VS GESTION DEL CONOCIMIENTO EXTERNO

Esta visión endogamica puede ser mala para una empresa. Imaginemos un avión cuyos pilotos solo tuvieran información relativa al nivel de combustible, el peso de la carga, la activación de los motores, trenes de aterrizaje y demás sistemas de la aeronave. Este avión estaría irremediablemente condenado al desastre ya que sus pilotos no sabrían las condiciones climáticas previstas en ruta, no dispondrían de un radar para detectar otras aeronaves en vuelo o bien saber la dirección del viento y por lo tanto la dirección correcta para el aterrizaje o el despegue.

En el caso de una empresa que solo se centre en la gestión del conocimiento interno el desastre puede ser similar. Simplemente por que el resto de los agentes de su mercado (consumidores, competidores, proveedores, etc…) actúan fuera de la organización y sino tenemos conocimiento de que hacen o lo que quieren estos agentes, simplemente acabaremos por vender cada vez menos. No podemos olvidar que las empresas viven de las ventas y estas se producen fuera de la organización!

Afortunadamente casi todas las empresas disponen de redes comerciales y de proveedores que les trasmiten este conocimiento e incluso ahora sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de la información necesaria para detectar lo que ocurre en su mercado.

La gestión del conocimiento interno nos permite conocer como estamos, si necesitamos más flujo de caja, más materias primas o colocar determinado producto en el tercer nivel de la estantería del supermercado los miércoles por que se vende más etc…pero la gestión del conocimiento externo nos dirá que ocurre en nuestro mercado donde realmente generamos el dinero y las oportunidades y amenazas que se están formando.

LOS COMPONENTES DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO: LAS HABILIDADES Y LA INFORMACIÓN

Esta claro que las personas están en el centro de la gestión del conocimiento. Pero a nosotros nos interesa sobre todo sus habilidades y su información. Estos dos componentes son básicos a la hora de tener en cuenta el proceso de Gestión del conocimiento en una organización.

1.      La información puede ser recogida tratada y almacenada por los sistemas de información de la empresa facilitando la creacion de un cuadro de mando del entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos sistemas estan bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática de lo que ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar decisiones con rapidez

2.      Las habilidades son en cambio más complicadas de trasmitir ya que implica adquirir nuevo conocimiento para el que las recibe lo cual supone más tiempo.

A nadie se le escapa que es mas fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad como por ejemplo aprender a conducir, ya que exige horas de practica. Las habilidades se asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo muy importante identificar aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la organización para que compartan sus conocimientos. Por eso muchas veces se subcontratan fuera de la empresa.

POR QUE ES IMPORTANTE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

La Gestión del conocimiento implica ir mucho mas allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se trasnmite de manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades e informaciones utiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.

No olvides que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que puede desparecer con las personas, si este no es compartido. Conozco casos en los que la marcha de un empleado a supuesto una perdida de competitividad muy importante para una empresa por ser el único que disponía de un conocimiento muy concreto. Por eso es vital gestionarlo, tanto en grandes organizaciones vs en pequeñas organizaciones.